Case

Venue Management

Mobiele app in kader van digitalisatie en automatisatie van vrijwilligerswerk en venue management in de entertainment sector.

Nood van de klant

Onze klant doet steeds beroep op een grote groep vrijwilligers voor verschillende taken tijdens een liveshow. Dit kan gaan van het scannen van toegangstickets, het beheer van de bar en eetstandjes tot hulp bij het aanwijzen van de juiste stoel. Voorheen was er geen centralisatie van deze vrijwilligersdata en werd er met aparte papieren processen gewerkt. Het vinden van vrijwilligers en de communicatie voor en tijdens de show, was hierdoor enorm moeilijk te organiseren.

Onze klant was op zoek naar een centrale tool die het volledige vrijwilligersproces gestructureerd coördineerde aan de hand van een mobiele applicatie.

Hierbij zou het mogelijk zijn om:

  • taken te koppelen aan een groep vrijwilligers
  • de toegangscontrole van vrijwilligers te beheren
  • een coördinator per vrijwilligersgroep aan te stellen
  • communicatie gestructureerd te laten verlopen indien vrijwilligers te laat zijn, ziek zijn, etc.

High-level oplossing

High-level bestond onze oplossing uit verschillende elementen namelijk een backend service op AWS, een back office website en een mobiele applicatie. Hieronder gaan we dieper in op elk element.

Backend (AWS):

In de backend service werd opgenomen:

  • Venue management: het beheer van verschillende shows en evenementen op verschillende locaties werd mogelijk gemaakt in de backend service.
  • Aanmelding en registratie van vrijwilligers via verschillende vrijwilligersorganisaties.
  • Aanbod van verschillende vrijwilligersjobs per show (receptie, bar, etc.)
  • Access management: via deze backend koppelen we de juiste toegang aan de vrijwilliger zodat deze persoon enkel de toegang heeft voor de taak die hij dient uit te voeren.
  • Via de backend kregen de vrijwilligers alle nodige informatie (tijdstip, type job, verwachtingen kledij, etc.) die ze nodig hadden om hun taak uit te voeren.
  • Communicatietool voor alle situaties die mis kunnen lopen ( ‘ik ben te laat’, ‘ik ben ziek’, etc.)

Back office web applicatie:

De back office web applicatie wordt gebruikt door werknemers voor het registreren van shows, het aanmaken en beheren van vrijwilligersgroepen, etc. Daarnaast wordt de website ook gebruikt door de vrijwilligers zelf. Coördinatoren kunnen zich hier aanmelden en een team van vrijwilligers opmaken. Via de website kunnen ook de toegangsrechten voor vrijwilligers beheerd worden.

Mobiele applicatie:

Naast de backend en de webapplicatie, hebben we ook een mobiele app ontwikkeld waarin vrijwilligers een overzicht krijgen van hun deelname aan shows. Daarnaast kunnen zij met de app gemakkelijk toegang krijgen tot de venue aan de hand van een QR-code. Daarnaast bestond de mobiele app ook uit verschillende andere functionaliteiten. Zo kunnen vrijwilligers tijdens een show bijvoorbeeld defecten of gebeurtenissen melden die centraal door vaste medewerkers opgepikt kunnen worden.

Gezien niet elke vrijwilliger beschikt over een smartphone, werd er ook een ‘no-smartphone’-oplossing voorzien. Het volledige vrijwilligersproces wordt dan offline beheerd.

Vanuit de mobiele applicatie werd ook een integratie gemaakt met externe partijen zoals bijvoorbeeld De Lijn. Zo kunnen vrijwilligers direct een ticket voor bus of tram ophalen uit hun app om tijdig aanwezig te zijn op een show.

Refleqt oplossing + deliverables

Refleqt stond in voor de volledige functionele analyse, de functionele testing van de volledige applicatie en performantie testing.

Functionele Analyse:

Via workshops kregen we een volledig beeld van de pijnpunten en gebreken bij de klant. Iteratief zijn we op zoek gegaan naar oplossingen die uiteindelijk resulteerde in verschillende functionaliteiten van de nieuwe applicatie. Aan de start van het project waren er nog geen functionaliteiten besproken, maar door workshops en een iteratieve manier van werken werd de volledige applicatie functioneel vorm gegeven.

Functionele Testing:
  • Backend: Refleqt ontwikkelde een volledige integratie testset en heeft de end-to-end functionele testen uitgewerkt. Deze testen werden volledig geautomatiseerd en mee opgenomen in CI/CD pipeline.
  • Front-end: De backoffice website is enkel toegankelijk voor een beperkte groep van werknemers. Hierdoor werd er voor gekozen om de browser compatibiliteit enkel te testen op Google Chrome. De testen werden daarnaast ook geautomatiseerd met behulp van Selenium.
  • Mobiele applicatie: voor het functioneel testen van de mobile app maakte Refleqt gebruik van hun eigen onsite device farm.

Dit is een vooraf bepaalde set van compatibele devices (iOS, Android, Smartphone, Tablet, etc.) gekoppeld aan een lokale testserver waarop testen uitgevoerd kunnen worden. Deze testserver werd ook mee opgenomen in de CI/CD pipeline.

  • Voor alle bovenstaande levels werd er een Sanity Check en Regressie Suite
    • Bij een Sanity Check wordt elke wijziging in de code van de ontwikkelaar automatisch getest via de CI/CD pipeline. Deze testen komen dus meerdere keren per dag voor en hebben als doel om snelle feedback te bezorgen aan de ontwikkelaar.
    • Bij een Regressie Suite worden alle mogelijke cases rond bijvoorbeeld ‘betaalmogelijkheden’ getest. Deze test wordt 1x per dag uitgevoerd.
Performantie testen:

Omdat er steeds bij de start van een show een grote piek in het gebruik van de mobiele applicatie verwacht word doordat vrijwilligers inloggen en hun toegangscode ophalen, heeft Refleqt een load test op de applicatie uitgevoerd. Het doel was om te ontdekken of de mobiele applicatie deze piek in load wel aankon. Onze klant mag er nu zeker van zijn dat zijn applicatie niet zal falen bij verhoogde load aan de start van een show.

Tools & Technologieën

  • Mobiele App: React Native & iOS/Android
  • Test automation:  Java, Cucumber, Swagger & Swagger Codegen, JUnit, Maven, Appium, Selenium, onsite Device Farm
  • Performance testing: JMeter
  • Pipeline integratie: Jenkins

Resultaat

Het vrijwilligersmanagement is nu volledig gedigitaliseerd waardoor onze klant veel meer controle heeft over vrijwilligers die worden ingepland op één van hun events. Bij elk evenement gebruiken ondertussen honderden vrijwilligers de mobiele applicatie over verschillende venues heen.

De applicatie staat echter niet stil, maar wordt continue verbeterd en uitgebreid met nieuwe functionaliteiten in nieuwe fases van het project. Het is namelijk heel gemakkelijk geworden voor onze klant om nieuwe features aan de applicatie toe te voegen door de geautomatiseerde testaanpak van Refleqt.

Heb jij een vergelijkbare uitdaging waar je hulp bij nodig hebt? Neem gerust contact op!

Menu